Veri İşleme Sözleşmesi

1 Ekim 2026 değişikliği: Hizmet’e web formları eklendi. Formu dolduran kişilerin bilgileri ile aydınlatma metni ve ticari elektronik ileti onayına ilişkin kayıtların işlenmesi md. 2 ve md. 4.9’da düzenlendi. Yeni bir alt işleyen kategorisi eklenmedi.

30 Eylül 2026 değişikliği: Hizmet’in önerilerini iyileştirmek için arama kayıtlarından yalnızca işletme türü, gün, saat ve sonuç içeren anonim ve toplu istatistik üretilmesi md. 4.7’de düzenlendi. Bu istatistikler hiçbir kişiyi, işletmeyi veya müşterimizi tanımlamaz. Bilgi e-postalarına eklenen tercih bağlantısı ve alıcıların bildirimlerinin işlenmesi md. 4.8’de düzenlendi.

29 Eylül 2026 değişikliği: Hizmet’e saha ziyareti (Harita) özelliği eklendi. Alt işleyen kategorilerine harita gösterimi eklendi (md. 5.1) ve konum bilgisinin nasıl işlendiği md. 2’de açıklandı. Madde 5.4 uyarınca bu değişikliğe bildirimden itibaren 15 gün içinde itiraz edebilirsiniz.

1. Taraflar ve konu

1.1 Bu sözleşmede, SETA CRM’de hesap sahibi olan işletme (“Müşteri”) veri sorumlusu, aşağıda bilgileri yer alan işletme (“SETA CRM”) ise veri işleyen sıfatıyla hareket eder.

Unvan

MURAT DÖNMEZÇAM - SETA Creative

Adres

Turgut Özal Mah. 2167 Sk. No:3A Yenimahalle/Ankara Türkiye

Vergi dairesi / no

ULUS VERGİ DAİRESİ / 3130273314

E-posta

iletisim@setacrm.com

Telefon

+90 (850) 303 23 83

1.2 Bu sözleşmede tanımlanmayan kavramlar Kullanım Şartları’ndaki ve KVKK’daki anlamlarını taşır. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin konularda bu sözleşme ile Kullanım Şartları arasında çelişki olması hâlinde bu sözleşme uygulanır.

2. İşlemenin niteliği

3. Müşteri’nin (veri sorumlusunun) yükümlülükleri

Müşteri;

• Hizmet’e kaydettiği kişisel verileri KVKK md. 5 veya 6’daki hukuki sebeplerden birine dayanarak ve hukuka uygun olarak elde ettiğini,
• ilgili kişilere aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirdiğini, gereken hâllerde açık rıza aldığını,
• ziyaret doğrulama ayarını açması hâlinde Kullanıcılarını (çalışanlarını) bu konum işlemesi hakkında önceden bilgilendirdiğini,
• ticari elektronik iletiler için gerekli onayları aldığını ve İleti Yönetim Sistemi’ne ilişkin yükümlülüklerini yerine getirdiğini,
• yükümlü olması hâlinde Veri Sorumluları Sicili’ne (VERBİS) kayıt olduğunu,
• SETA CRM’e verdiği talimatların hukuka uygun olduğunu,
• ilgili kişilerin başvurularını yanıtlamaktan ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na karşı kendi yükümlülüklerini yerine getirmekten sorumlu olduğunu

kabul, beyan ve taahhüt eder.

4. SETA CRM’in (veri işleyenin) yükümlülükleri

4.1 Talimatla işleme. SETA CRM, kişisel verileri yalnızca Hizmet’in sunulması amacıyla ve Müşteri’nin talimatları doğrultusunda işler. Kullanım Şartları, Müşteri’nin Hizmet üzerindeki ayarları ve işlemleri ile yazılı talepleri Müşteri’nin talimatı sayılır. SETA CRM, bir talimatın mevzuata aykırı olduğu kanaatine varırsa Müşteri’yi bilgilendirir ve ilgili talimatı yerine getirmeyebilir.

4.2 Gizlilik. SETA CRM, kişisel verilere erişimi Hizmet’in sunulması için gerekli personelle sınırlar ve bu personelin gizlilik yükümlülüğü altında olmasını sağlar.

4.3 Güvenlik. SETA CRM, KVKK md. 12 uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve bu verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik teknik ve idari tedbirleri alır. Bu tedbirler arasında şifreli iletim, rol bazlı ve en az yetki ilkesine dayalı erişim, hesaplar arası erişimi engelleyen kontroller, parolaların geri döndürülemez biçimde saklanması, erişim kayıtlarının tutulması, düzenli yedekleme, güncelleme ve açık yönetimi, otomatik saldırılara karşı koruma ve tedarikçilerin güvenlik açısından değerlendirilmesi yer alır. Güvenliğin korunması amacıyla tedbirlerin teknik ayrıntıları gizli tutulur.

4.4 Veri ihlali. SETA CRM, Müşteri’nin kişisel verilerini etkileyen bir veri ihlalini öğrendiğinde Müşteri’yi gecikmeksizin bilgilendirir ve o an bilinen ayrıntıları (ihlalin niteliği, etkilenen veri kategorileri ve yaklaşık kişi sayısı, olası sonuçları, alınan ve önerilen tedbirler) paylaşır. İhlalin Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na Kurul’un belirlediği süre içinde ve ilgili kişilere bildirilmesi veri sorumlusu olarak Müşteri’nin yükümlülüğündedir; SETA CRM bu konuda makul destek sağlar.

4.5 İlgili kişi başvuruları. SETA CRM’e doğrudan ulaşan ve Müşteri Verisine ilişkin başvuruları SETA CRM Müşteri’ye yönlendirir. Müşteri, verilere erişim, düzeltme, silme ve dışa aktarma işlemlerini Hizmet’in özellikleriyle kendisi yapabilir; SETA CRM gerektiğinde makul teknik destek sağlar.

4.6 Resmî talepler. SETA CRM, kişisel verileri ancak mevzuatın zorunlu kıldığı hâllerde yetkili makamlarla paylaşır ve yasal olarak mümkünse Müşteri’yi bilgilendirir.

4.7 Anonim ve toplu istatistik. SETA CRM, Hizmet’i geliştirmek ve tüm müşterilerine daha isabetli öneriler sunmak (ör. bir işletme türüne haftanın hangi gün ve saatlerinde daha kolay ulaşıldığı) amacıyla Hizmet’teki arama kayıtlarından yalnızca aranan işletmenin türünü, aramanın ayını, haftanın gününü, saatini ve aramanın sonucunu (ulaşıldı / ulaşılamadı) içeren toplu sayaçlar üretebilir. Bu sayaçlara isim, telefon numarası, adres, görüşme notu veya içerik aktarılmaz; sayaçlar hiçbir ilgili kişiyi, işletmeyi, Müşteri’yi veya Kullanıcıyı tanımlamaz ve bunlarla yeniden ilişkilendirilemeyecek biçimde anonim hâle getirilir. Bir sayaç, en az üç farklı müşteriden veri toplanmadan hiçbir müşteriye öneri olarak sunulmaz. Anonim hâle getirilmiş veriler kişisel veri niteliği taşımaz; Kullanım Şartları md. 11.5 kapsamında kullanılır ve Sözleşme sona erdikten sonra da saklanabilir.

4.8 Bilgi e-postası tercih bağlantısı. SETA CRM, Müşteri’nin Hizmet üzerinden, firma kartındaki bilgi e-postası özelliğiyle gönderdiği e-postaların sonuna gönderim anında kısa bir tercih satırı ve bağlantısı ekler. Alıcı bu bağlantıyla Müşteri’den bilgi e-postası almak istemediğini, e-postanın kendisine ait olmayan bir adrese gönderildiğini veya e-postayı istenmeyen ileti olarak değerlendirdiğini bildirebilir. Bildirim; alıcının e-posta adresi, bildirimin türü ve tarihiyle Müşteri’nin kaydına işlenir. Hizmet, bildirimde bulunan adrese Müşteri adına yeniden bilgi e-postası gönderilmesine izin vermez ve yanlış adres bildiriminde adresi hatalı olarak işaretler. SETA CRM, Hizmet’in istenmeyen ileti gönderimi amacıyla kötüye kullanılmasını önlemek ve gönderim altyapısının güvenilirliğini korumak için bildirimlerin sayısını ve oranını izleyebilir; oranın olağan düzeyin üzerine çıkması hâlinde Müşteri’yi uyarabilir ve Kullanım Şartları md. 9 uyarınca bilgi e-postası gönderimini geçici olarak durdurabilir. Bu özellik alıcıların ret hakkını kolayca kullanabilmesini sağlar; Müşteri’nin ticari elektronik ileti mevzuatından doğan onay alma ve ret taleplerini yerine getirme yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz.

4.9 Web formları. Müşteri, Hizmet üzerinden oluşturduğu web formunu kendi internet sitesine yerleştirebilir veya formun bağlantısını paylaşabilir. SETA CRM formu Müşteri adına sunar ve formu dolduran kişinin girdiği bilgileri (ad soyad, e-posta adresi, telefon numarası, mesaj) başvurunun tarihi ve formun bulunduğu sayfa adresiyle birlikte Müşteri’nin hesabına kaydeder. Formda, Müşteri’nin Hizmet üzerinde kaydettiği Aydınlatma Metni ve formda onay kutusu kullanılıyorsa Ticari Elektronik İleti Onay Metni gösterilir. Bu metinlerin içeriği, doğruluğu ve güncelliği veri sorumlusu olarak Müşteri’nin sorumluluğundadır; Hizmet’in sunduğu hazır metinler yalnızca başlangıç önerisidir ve hukuki danışmanlık niteliği taşımaz. Formu dolduran kişi ticari elektronik ileti onayı verirse, onayın ispatı için onayın tarihi ve saati, onay metninin sürümü, IP adresi ve tarayıcı bilgisi Müşteri’nin kaydına işlenir. SETA CRM, formların otomatik veya toplu gönderimlerle kötüye kullanılmasını önlemek için gönderim sayılarını sınırlayabilir, bağlantı bilgilerinden geri döndürülemez özetler tutabilir ve şüpheli görünen gönderimleri müşteri kaydı açmadan Müşteri’nin onayına sunabilir. Müşteri, ticari elektronik ileti onaylarını İleti Yönetim Sistemi’ne kaydetmekten ve onay veren kişilerin ret taleplerini yerine getirmekten sorumludur.

5. Alt işleyenler

5.1 Müşteri, SETA CRM’in Hizmet’in sunulması için aşağıdaki kategorilerde alt işleyenlerden hizmet almasına genel olarak izin verir: barındırma ve altyapı; ağ güvenliği; e-posta ve kısa mesaj gönderimi; yapay zekâ destekli işlemler; harita gösterimi; yedekleme.

5.2 SETA CRM, alt işleyenleri bu sözleşmedeki yükümlülüklere uygun veri koruma yükümlülükleriyle bağlar ve yalnızca ilgili hizmetin gerektirdiği verileri onlarla paylaşır. Yapay zekâ destekli işlemlerde yalnızca talebin yerine getirilmesi için gerekli veriler iletilir.

5.3 Alt işleyenlerin kimlikleri SETA CRM’in ticari sırrıdır ve yetkili makamların talebi hâlinde bu makamlara bildirilir. Müşteri, kendi yasal yükümlülüklerini yerine getirmek için gerekli olduğu ölçüde alt işleyenlerin kategorileri ve bulundukları ülkeler hakkında yazılı olarak bilgi talep edebilir.

5.4 Yeni bir alt işleyen kategorisi eklenmesi bu sayfada duyurulur ve Hesap’a kayıtlı e-posta adresine bildirilir. Müşteri, bildirimden itibaren 15 gün içinde makul gerekçelerle itiraz edebilir. İtiraz çözüme kavuşturulamazsa Müşteri Sözleşme’yi feshedebilir; bu durumda kalan tam günlerin bedeli iade edilir.

6. Yurt dışına aktarım

Müşteri, Hizmet’in sunulması için gerekli olduğu ölçüde kişisel verilerin yurt dışında bulunan alt işleyenlere aktarılabileceğini kabul eder. Bu aktarımlar KVKK md. 9’a uygun olarak yapılır. SETA CRM, bu kapsamda Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca ilan edilen uygun standart sözleşmeleri akdeder ve mevzuatın öngördüğü bildirimleri yapar. Taraflar, aktarıma ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesinde iş birliği yapar.

7. Bilgi verme ve denetim

7.1 SETA CRM, Müşteri’nin yazılı talebi üzerine bu sözleşmeye uyumu gösteren makul bilgi ve belgeleri sunar.

7.2 Yerinde denetim; yalnızca Müşteri’yi etkileyen bir veri ihlalinin ardından veya yetkili bir makamın talebi üzerine, en az 30 gün önceden yazılı bildirimle, yılda en fazla bir kez, mesai saatleri içinde, gizlilik taahhüdü vermiş bağımsız bir denetçi eliyle ve masrafları Müşteri’ye ait olmak üzere yapılabilir.

7.3 Denetim, Hizmet’in işleyişini aksatamaz; başka müşterilerin verilerine, SETA CRM’in ticari sırlarına, kaynak kodlarına, tedarikçi bilgilerine ve güvenlik tedbirlerinin teknik ayrıntılarına erişim sağlamaz.

8. Verilerin iadesi ve silinmesi

Müşteri, Hesap etkin veya salt okunur durumdayken verilerini Hizmet’in dışa aktarım özellikleriyle alabilir. Sözleşme’nin sona ermesinin ardından kişisel veriler Kullanım Şartları md. 17’deki takvime göre silinir; yedeklerdeki kopyalar yedekleme döngüsü içinde silinir. SETA CRM’in mevzuat gereği saklamakla yükümlü olduğu kayıtlar bu yükümlülük süresince saklanır. Müşteri’nin talebi hâlinde silme işleminin tamamlandığı yazılı olarak teyit edilir.

9. Sorumluluk

Bu sözleşmeden doğan sorumluluk bakımından Kullanım Şartları’nın 15. ve 16. maddeleri uygulanır. Müşteri’nin bu sözleşmedeki beyan ve taahhütlerine aykırılığından doğan idari para cezaları ve üçüncü kişi talepleri Müşteri’ye aittir.

10. Süre

Bu sözleşme Kullanım Şartları ile birlikte yürürlüğe girer ve SETA CRM’in Müşteri adına işlediği kişisel veriler silinene kadar yürürlükte kalır.